Después de cómo terminó la reunión el viernes anterior, cada uno de los participantes en la reunión venía con los deberes hechos y con tablas, informes, etc...
Según se sientan, toma la palabra el Gerente y les dice:
Efectivamente este año nos habíamos propuesto no tener pérdida de ventas por falta de stock pero también el control de stocks, así que os pregunto ahora, ¿Qué ha fallado?
Viendo los datos trimestrales tenemos que hemos aumentado un 10% los stocks y los pedidos sin servir han bajado del 8% al 7,25%...
El otro día comentabais como excusas lo siguiente:
- Fábrica no sirve a tiempo.
- Hay muchos cambios de planificación y falta de materiales.
- Pese a tener un 10% más de stocks no conseguimos bajar los pedidos sin servir.
Ahora quiero que me contéis cada departamento el porqué de esas afirmaciones.
Responsable de Fabricación:
Los cambios de modelo que tenemos nos llevan varias horas con la línea parada y cuando tenemos urgencias, hacemos más cambios de los razonables.
Además, hay pedidos que como son urgentes se cuelan al resto, con lo que los pedidos normales se retrasan.
También hacemos una mala gestión de los pedidos, ya que hay veces que un pedido se pasa más de una semana sin que lo coja nadie del proceso.
Para atajar esto, hemos decidido en el equipo seguir semanalmente el nº de ordenes en curso y las ordenes de más de 5 días sin que se haya trabajado en ellas. También vamos a hacer un seguimiento de cada cambio de modelo.
Gerente: ¡muy bien! has detectado unas posibles causas y vas a tomar unos indicadores para controlarlas, pero... ¿Cómo puede ser que tengamos pedidos "perdidos"?
Responsable de Fabricación, después de mirar al de Planificación: no es que quiera quitarme el problema, pero es que cada vez se programan más pedidos y más de una vez en los pedidos nuevos que se sacan a diario hay más de 24 horas de trabajo, con lo que vamos engordando poco a poco.
Gerente: de acuerdo, pasemos entonces a ver cómo realizamos la Planificación.
Responsable de Planificación y Compras: la manera en la que trabajamos es la siguiente, cuando tenemos un pedido en firme en el sistema lo sacamos a fábrica, con lo que todos los pedidos de Comercial, al día siguiente están en fábrica.
Es cierto que a veces, sacamos pedidos sin material, pero es que está a punto de llegar y así nos adelantamos.
Analizando los datos del último trimestre hemos visto que hay referencias que igual salen 3 ó 4 veces a la semana y lanzamos esas 3 ó 4 ordenes de fabricación.
Cuando se decidió tener "de todo" en el almacén creamos órdenes para casi todas las referencias, pero la verdad es que no hay seguimiento de lo que tenemos en stock y a la hora de lanzar pedidos no revisamos los stocks de almacén.
Hemos pensado en el departamento que hemos de definir los stocks necesarios de cada referencia en el almacén teniendo en cuenta el volumen de venta del producto y su tiempo hasta que pueda estar a disposición. Para evitar paradas de fabricación porque falte algún componente, no lanzaremos fabricaciones hasta tener ya en la planta todo el material. También vamos a tratar de agrupar los lanzamientos diarios actuales en lanzamientos semanales, con lo que evitaríamos a fábrica que este poniendo y quitando la misma referencia continuamente. Pero, para esos lanzamientos semanales podemos tener problema con Comercial y sus plazos.
Gerente: bueno, veo que habéis trabajado los datos y buscado soluciones. ¡Muy bien! Bueno, ahora nos queda la parte comercial. ¿Qué has visto con tu equipo?
Responsable Comercial: viendo los datos de cada comercial, llego a la conclusión de que lo que dicen que van a vender y luego lo que venden no se parece en nada... Ha habido meses en los que, aunque la cifra de su objetivo sí la cumplen, venden productos que no habían previsto y otros no consiguen venderlos. También vemos que hay poca comunicación con fábrica, sólo llamamos para exigir urgencias y no solemos mirar los stocks.
Para mejorar había pensado lanzar una reunión mensual con todos los comerciales en la que hacer hincapié en la importancia de vender lo que hemos dicho.
Gerente: bueno, esto ya es otra cosa. No tiene nada que ver con la reunión del viernes. ¡Muchas gracias por vuestra preparación! Pero ahora queda lo más difícil... Poner en marcha esas ideas ambiciosas que habéis planteado y que os las resumo:
Comercial: reunión mensual con KPIs de cumplimiento en cifra y en artículos
Planificación: planificación semanal para agrupar pedidos del mismo artículo, nunca lanzar orden sin todo el material y definir stocks necesarios. Esto último habrá que hacerlo con Comercial y Financiero.
Fabricación: seguimiento de los cambios de modelo, nº de ordenes en curso y nº de órdenes paradas.
Esta tarde, os enviaré un archivo en el que quiero ver esos resultados semana a semana, para que cuando llegue el final de trimestre no nos llevemos una sorpresa.
Y cada semana nos juntaremos para ir viendo problemas en alcanzar estas metas.
Esta reunión, ya es otra cosa, ¿no? ¿pensáis que con esas acciones que quieren hacer se solucionarán los problemas?
