¿Los KPIs son algo estático en la empresa? ¿Es correcto tener siempre los mismos indicadores o el mismo objetivo?
Como hablabamos en el post En mi trabajo, ¿para qué me sirven tener KPIs?, los KPIs nos reflejan el estado de una actividad, su evolución y tienen un objetivo.
Podemos decir que hay dos tipos de indicadores: de control y de mejora.
Los indicadores de control por lo general son indicadores que siempre tendremos en cuenta, para el control de nuestra actividad. Este tipo de indicadores es habitual que se mantengan en el tiempo.
En cambio, los indicadores de mejora son aquellos que los utilizamos para ver la evolución de una actividad que nos genera problemas y que si pueden dejar de ser útiles cuando llegamos a controlar ese problema.
Con unos ejemplos se entiende la necesidad de mantener o no unos indicadores:
Indicador de control que no dejan de existir:
- cifra de ventas (comercial)
- rendimiento de las máquinas, OEE, TRS (producción)
- margen bruto (financiero)
...
Indicadores de mejora:
- Tasa de averias de máquina (mantenimiento)
- Tiempo de cambio de fabricación (producción)
- Reclamaciones de cliente por retrasos de los pedidos (comercial)
¿Cuando pueden desaparecer estos indicadores?
Estos indicadores dejan de tener sentido cuando no les sacamos valor. Si tengo un problema detectado de muchas averias, lanzaré un taller para analizar el problema, creamos su indicador y si tiempo después hemos corregido el problema no tiene sentido ya el indicador.
Daros cuenta que tener un indicador que no nos aporta valor es DESPERDICIO. Ya que perderemos tiempo en actualizar, calcular, etc.. para nada.
Hemos de perder el miedo a cambiar los indicadores. ¡No es un fracaso! Hay que darse cuenta que, como los que analizan ese indicador lo tienen como algo propio, no les extrañará que lo cambiemos, es más, lo normal es que sean ellos los que acaben diciendo: "este indicador ya no nos aporta nada".
¿Cómo puedo explicar a los operarios, a los comerciales, a... que vamos a cambiar el objetivo de un indicador?
Si hemos conseguido que entiendan la función de un indicador la explicación será muy sencilla. Para explicarlo siempre suelo utilizar esta imagen:
Nuestro objetivo es poder navegar sin encallar pero con la menor agua posible. Hay días que va bien y llegamos al otro puerto y otros que encallamos en las Esperas. Si vamos mejorando esas esperas podré bajar el nivel del agua y entonces saldrá a flote otro problema.
Esto es clave: cambiamos el objetivo para que afloren más cosas que no funcionan bien. No hacemos el cambio para apretar las tuercas a los operarios.
De tal modo que ahora, como decía un formador que tuve en una empresa, "buscaremos la nueva piedra en el zapato" y siguiendo el ejemplo veríamos que será el Tiempo excesivo de preparación. Al denunciar los operarios de la línea este problema, lo atacaremos mediante la herramienta SMED y cuando se reduzca saldrá otro problema y así hasta el infinito (punto 10 de nuestro decálogo)
Otra causa de cambiar los objetivos son los condicionantes externos. Un ejemplo que viví en primera persona fue el de una empresa del sector de alimentación en el que cada bimestre era distinto al anterior en volumen de negocio. Si hubiésemos puesto un indicador anual los meses históricamente bajos siempre estarían en rojo y los altos siempre en verde. Finalmente los indicadores fueron bimensuales, de tal modo que en cada momento puedo alcanzar el verde y si no lo alcanzo sacar a la luz los problemas que no me dejan llegar al objetivo.
Con esta concepción de los KPIs entendida por todos, no he visto a nadie poner el grito en el cielo porque ahora hayamos subido el objetivo de piezas/hora, de disponibilidad de máquina, etc...
La información y explicación de la metodología hasta que todos lo comprendan es vital para que consigamos que los equipos de trabajo lideren el camino de la excelencia. ¡Ojo! Los que lideran este camino los operarios de línea, ¡ya explicaré en un próximo post la concepción de la organización humana!
