¿Cómo lanzamos un taller Kaizen?

Tenemos ya desarrollado nuestro sistema de comunicación con las reuniones diarias a pie de máquina y las reuniones semanales de análisis y gestión. Una vez en esta fase de nuestro camino de la excelencia, llega el momento de lanzarnos a los talleres Kaizen que nos darán un gran impulso.

La descripción de los talleres la haremos más adelante. Ahora vamos a incidir en cómo hemos de desarrollar un taller, sus actores, la preparación, la metodología y lo más importante, su cierre.

Empecemos por el principio,
¿Quién, dónde y por qué se lanza un taller?
La persona que lanza los talleres es el Responsable de la UAP Unidad Autónoma de Producción, o lo que es lo mismo, el dueño de la reunión semanal. Se lanza en esta reunión semanal y el motivo por el que se lanza es porque a raíz del análisis de los indicadores o de las denuncias del GAP o sus ideas de mejora, se ve que hay un potencial de mejora claro. Esta mejora puede ser por eliminar un problema actual o porque se mejorará el proceso.

¿Son mis reuniones eficaces o son un desperdicio?

Desde el punto de vista del Lean, ¿podemos decir que las reuniones son un desperdicio?

Aprovechando que por mis venas hay sangre gallega, puedo contestar que depende.

Como veíamos en un post anterior: desperdicio es lo que no añade valor.

Pues bien, deberemos pensar si la reunión en la que estoy añade valor. Ojo, podemos pensarlo desde dos puntos de vista: yo como convocante de la reunión y yo como asistente a la reunión.

Con la siguiente serie de preguntas podemos valorar si la reunión será eficiente o un desperdicio:
¿Existe convocatoria previa de la reunión?
¿Todos los asistentes saben de qué se va a tratar en la reunión?
¿Cada actor ha preparado la parte que le corresponde de la reunión?
¿Todos los asistentes tienen que asistir a la reunión?

También podemos pensar en unas directrices que nos ayudarán enormemente a que nuestras reuniones mejoren en su efectividad:

1. Puntualidad: esto quiere decir que a la hora prevista esté todo dispuesto.

2. Cumplir el horario: ser puntuales tanto al inicio como al final. 

3. Evitar interrupciones: no atender al teléfono, ni a visitas.

4. Ceñirnos al guion preestablecido de la reunión: no abordar nuevos temas que nadie ha podido preparar.

5. Registrar acuerdos: ya sea mediante un acta de la reunión o, mejor, mediante un plan de acción en el que quede reflejado problema, acción, responsable y fecha.

 

Como en otras ocasiones ilustraremos estos consejos con situaciones reales vividas:

 

"Nos juntamos ya para ver el problema de...". ¿Cómo vamos a preparar esa reunión si no hay tiempo? El resultado es que estamos 3-4 personas esperando en la reunión a que se obtengan los datos o lo que es peor, se analiza el problema sobre "creo que", "me parece".

 

En la reunión semanal de seguimiento de la que hablamos un poco en el post No tengo tiempo para mejorar he visto muchos casos de evolución de una reunión poco productiva a una reunión eficiente. Pondré ejemplos de cómo siguiendo esos puntos citados anteriormente fuimos mejorando en la eficacia de las reuniones:

 

1. Puntualidad:

En varias ocasiones he puesto como KPI el tiempo perdido por impuntualidad, para hacer ver que si en la reunión somos 7 personas y uno llega 10 minutos tarde, se ha perdido 1 hora de tiempo.

Cuando se dan cuenta de lo que supone, poco a poco se va consiguiendo la puntualidad.

 

2. Cumplir el horario:

De reuniones en las que el tiempo doblaba o triplicaba el previsto se paso al cumplimiento del horario. ¿Cómo se consiguió? Cada semana cambiaba el orden de intervención y a los 60 minutos se cortaba la reunión como estuviese. Al final cada responsable preparaba mejor la reunión y trataba de forma mucho más concisa los temas y llegó a sobrar tiempo

 

3. Evitar interrupciones:

En una implantación a esa reunión semanal le llamamos RSSM (Reunión Semanal Sin Móvil). Era una empresa en la que los participantes de esa reunión estaban continuamente colgados del teléfono

y, costó, pero se consiguió que durante esa hora de reunión no se contestasen llamadas.

También están las interrupciones por asuntos "urgentes", que hacen que alguno de los asistentes se ausente de la reunión. La manera de combatir esto es hacer pública la reunión y de este modo se sabe que los miércoles de 11 a 12 está la reunión semanal y no se puede interrumpir. Es curioso, como disminuyen las urgencias.

 

4. Ceñirse al guion:

Cuando arrancamos la reunión semanal es muy común al revisar el Plan de acción el volver a discutir esas acciones. Poco a poco, se va corrigiendo esto. ¿Cómo? pues cortando las discusiones y haciendo ver que esa revisión es informar al resto del avance de las acciones y punto.

 

5. Registrar los acuerdos:

En toda reunión salen problemas y acciones correctoras. ¡Siempre! En mi experiencia he vivido dos maneras de registrar esos acuerdos: acta de reunión y plan de acción. Utilizar el acta de la reunión como sitio para anotar los acuerdos alcanzados no me parece correcto, porque dificulta el posterior seguimiento. En cambio en el Plan de acción queda reflejado y es más fácil el seguimiento.

 

Unos trucos que utilizo para testar la eficacia de la reunión son:

     - Durante la reunión trato de apuntar los desperdicios que observo.

     - Al finalizar me pregunto ¿ha aportado algo la reunión?, ¿a todos los que han participado?

 

Además, al terminar la reunión, ya sea allí mismo o vía email con las conclusiones trato de terminar comentando los puntos positivos que han hecho que la reunión sea más eficaz que la anterior. El refuerzo positivo es muy importante, sobre todo cuando se está implantando una manera nueva de trabajar.

 

 

 

 

 

 

 



Una herramienta infrautilizada: el excel

En muchas ocasiones tenemos un exceso de información, de datos que provienen de distintos departamentos para los que "no tenemos tiempo" de analizarlos con calma.

Otra situación muy habitual es utilizar el excel de forma repetitiva y mecánica, pero utilizarlo manualmente.

En muchas de las empresas por las que he pasado he visto estas dos situaciones que nos hacen perder tiempo buscando información o realizando tareas mecánicas.

¿Cuál creéis que es el problema? Pues la infrautilización de una magnífica herramienta como es el Excel.
Que, en mi opinión, no utilizamos ni el 20% del potencial que tiene esta herramienta.

Los formatos condicionales para resaltar datos que cumplan unos requisitos.

Las tablas dinámicas para de manera sencilla navegar en una tabla con multitud de datos.

Las macros para hacer tareas repetitivas.

Estas tres funcionalidades nos facilitan mucho los análisis y reducen el tiempo que empleamos en trabajar los datos.

En una de las empresas por las que he pasado, me decía un responsable que estaba pensando en crear la figura de "experto Excel" para desarrollar archivos comunes a las delegaciones. Hablándolo con él, le comentaba lo que pasa mucho en los CV, y es que todo el mundo tiende a inflar sus conocimientos. He visto gente que con nivel experto de Excel (según su CV) no sabía hacer formatos condicionales, utilizar fórmulas de las que Excel en sus manuales denomina estándares, etc...

¿Os ha pasado encontraros con gente con muchísimos conocimientos técnicos, masters, etc.. que siguen haciendo "la cuenta de la vieja" o usando Excel de manera simbólica?

Os animo a que reviséis qué hacéis con Excel, qué tareas repetitivas repetís mil y una veces. Merece la pena trabajar los datos y perder tiempo la primera vez para luego agilizar todo el proceso.

En un proyecto en el que participé conseguimos reducir de 10 horas semanales de introducción de datos (a los que no se les sacaba más rendimiento) a 2,5 horas semanales y poder sacar datos de costes, utilización de máquina y otros KPIs. En palabras de la persona afectada:

"ahora puedo llevarlo al día y es mucho más sencillo y completo introducir los datos"

Mi consejo para hacer esto: dedicar tiempo a pensar y aprovechar dos ayudas muy buenas: F1, la ayuda del Excel y Google. Ambas son muy eficaces para encontrar los problemas que tenemos y no sabemos solucionar.

¿Cómo sacar partido al dato del OEE?

Una vez que conocemos el OEE de nuestras líneas,  llega el momento del análisis. Como ya comentamos antes, da igual el valor que tengamos inicialmente. Esa es la realidad y sobre esa realidad nos compararemos para ver si mejoramos o no.

Si recordamos, el OEE lo componían tres factores: Disponibilidad, Rendimiento y Calidad. Mi consejo es que cada factor sea en si un KPI con su objetivo propio. Esto nos facilitará centrar el tiro.

A la hora de obtener los datos, ya sea de forma manual o automática, habremos definido unos estados de la máquina: distintos tipos de averías, de esperas no previstas, de paradas programadas, etc.
Estos estados nos darán donde tenemos las pérdidas de disponibilidad.

Disponibilidad = Tiempo en marcha / Tiempo con carga

Por otro lado tendremos también que saber los tiempos de ciclo óptimos que puede dar la máquina. Para esto tenemos los datos del fabricante que nos dará velocidades, curvas de par, etc que nos permita definir el tiempo menor. Frente a este tiempo de ciclo compararemos el tiempo de disponibilidad y veremos el Rendimiento.

Rendimiento = Producción real / ( Tiempo en marcha / Tiempo de ciclo)

Para terminar, tenemos la calidad, que no es otra cosa que el número de piezas buenas a la primera sobre el total fabricado. En muchas ocasiones nuestra máquina o línea de producción me permite que mediante un retrabajo en la misma línea obtener una pieza buena.

Calidad = Piezas buenas a la primera / Piezas totales fabricadas

En función de dónde se observe que tenemos más pérdida de OEE, actuaremos de maneras distintas y la metodología Lean tiene "solución para todo".

Si el problema es de Disponibilidad la realización de un Taller de Grupo de Paros es el medio para la mejora.

En este problema es en el que me quiero centrar, porque es el que más habitualmente he visto.

El Grupo de Paros ha de ser un taller en el que estén todos los que interaccionan con la línea. Habrá siempre unos actores fijos (operario, supervisor, mantenimiento) y otros que se les llame cuando en la preparación veamos que esa semana serán importantes (planificación, calidad, laboratorio).

Con los distintos motivos de parada debemos hacer un diagrama de Pareto en el que podamos ver las causas más importantes de la semana.

También sirve tener un gráfico en el que se vea la evolución de una parada concreta en varias semanas, por ver si ha sido algo puntual o por el contrario es recurrente ese tipo de parada.

 

Con estos datos ya podemos analizar las causas de esa parada concreta.

Como hago en muchas ocasiones, pasaré a hablar de un ejemplo en el que gracias al Grupo de Paros se mejoró sustancialmente la Disponibilidad de la línea:
Cuando comenzamos a analizar el OEE vimos que en la línea no llegábamos al 55% de Disponibilidad. Analizando en concreto las causas más importantes vimos con sorpresa que una de las más importantes que nos hacía perder casi un turno a la semana era la gestión administrativa y del laboratorio de los pedidos. En producción se había crecido llegando a pasar a tres turnos y por la mañana se perdía tiempos esperando a los resultados de laboratorio.
La primera medida fue realizar un estudio estadístico de los resultados del laboratorio para ver si había productos con los que con las primeras pruebas ya se pudiese empezar sin esperar al análisis completo. Con esto se consiguió en varias de las referencias eliminar este desperdicio.
Además, se modificó el método de trabajo en la gestión administrativa para que no se parase la fabricación "por culpa de los papeles".
Tiempo después, se decidió que el laboratorio estuviese abierto los mismo turnos que fabricación, con lo que se elimino definitivamente el problema de esperas por laboratorio.

Si vemos las medidas que se tomaron, se empezó por cosas "sencillas" de llevar a cabo y en paralelo se fue trabajando en la medida más complicada. En el decálogo vital hablábamos de hacer el 60% desde ya.

Después, de solucionar esto la siguiente causa fue el tiempo dedicado a cambios de formato de la máquina, aunque sobre esta causa de pérdida de disponibilidad hablaremos en otro post.