¿Por qué hacemos esto? Porque no queremos que nada nos distraiga.
Más de una vez he escuchado esta frase: ¡cómo puede ser que después de una reunión de 1 hora tenga ya 100 correos nuevos!
Más de una vez he escuchado esta frase: ¡cómo puede ser que después de una reunión de 1 hora tenga ya 100 correos nuevos!
Lo bueno que tienen estas herramientas (localización, recibir información al instante, etc...) también lo tiene de malo (correos innecesarios, "obligación" de responder al momento, pérdida de tiempo de búsqueda de los correos realmente importantes...)
En este post quería hablar de dos cosas sobre el correo electrónico:
1. ¿Cómo hay que mandar un mail?
Lo primero que tenemos que hacer a la hora de mandar un correo es pensar, ¿es realmente necesario enviar el correo? Una vez que la respuesta es que sí, entramos en la siguiente cuestión: ¿a quién debería enviar el correo? En todos los correos hay varias opciones de envío: Para, CC y CCO (o similares).
Para: son aquellos destinatarios a los que va dirigido el correo y a los que compete el contenido del correo.
CC (con copia): aquellos destinatarios a los que se quiere informar, y que no han de hacer nada sobre el contenido del correo.
CCO (con copia oculta): aquellos destinatarios a los que se quiere informar sin que los demás lo sepan.
En función de esto definiremos los distintos tipos de destinatarios. Es muy importante utilizar los tipos de destinatarios bien, hay gran costumbre de poner a todo el mundo en el Para o, para "cubrirnos las espaldas" poner a toda la jerarquía en el CC, eso sólo hace que los receptores pierdan tiempo y si han creado reglas en su correo no sean eficaces...
2. ¿Cómo gestionar mi correo electrónico?
En este post quería hablar de dos cosas sobre el correo electrónico:
1. ¿Cómo hay que mandar un mail?
Lo primero que tenemos que hacer a la hora de mandar un correo es pensar, ¿es realmente necesario enviar el correo? Una vez que la respuesta es que sí, entramos en la siguiente cuestión: ¿a quién debería enviar el correo? En todos los correos hay varias opciones de envío: Para, CC y CCO (o similares).
Para: son aquellos destinatarios a los que va dirigido el correo y a los que compete el contenido del correo.
CC (con copia): aquellos destinatarios a los que se quiere informar, y que no han de hacer nada sobre el contenido del correo.
CCO (con copia oculta): aquellos destinatarios a los que se quiere informar sin que los demás lo sepan.
En función de esto definiremos los distintos tipos de destinatarios. Es muy importante utilizar los tipos de destinatarios bien, hay gran costumbre de poner a todo el mundo en el Para o, para "cubrirnos las espaldas" poner a toda la jerarquía en el CC, eso sólo hace que los receptores pierdan tiempo y si han creado reglas en su correo no sean eficaces...
2. ¿Cómo gestionar mi correo electrónico?
La bandeja de entrada de correo electrónico es uno de los lugares de la oficina donde tener más desorden. Por este motivo, es necesario utilizar las 5s para minimizar los desperdicios en nuestra bandeja de entrada...
Cada correo electrónico nos hace dedicarle un tiempo y, en muchos casos, tiempo para responder y/o solucionar el tema del correo.
Cada correo electrónico nos hace dedicarle un tiempo y, en muchos casos, tiempo para responder y/o solucionar el tema del correo.
Al poco de crear mi perfil en Linkedin e ir uniéndome a grupos mi bandeja de entrada se empezó a llenar de solicitudes, notificaciones de los grupos... Ahí me planteé que no podía tener tanta paja en mi bandeja de entrada y vi la necesidad de despejar mi bandeja. Para esto utilicé una función del Outlook a la que le he ido sacando partido con el paso del tiempo: LAS REGLAS.
En este punto tengo que decir, que todavía le sigo dando vueltas a cómo organizar bien las carpetas. Es importante dentro de cada carpeta pensar la mejor estructura.
En un proyecto decidí crear las carpetas por departamentos, de tal modo que todo lo que me venía de Administración lo almacenaba ahí y lo mismo con Mantenimiento y Producción.
No se si es lo mejor, pero a mí me funcionó y sigo utilizándolo.
No tendría sentido que en un proyecto haga una estructura de carpetas y en otro no siga la misma. Hay que tener una misma estructura para todos los proyectos...
Como decía antes, los correos me llegan a su carpeta raíz ("Oficina Madrid", por ejemplo) y después de leerlo lo muevo a la carpeta que corresponda, pero, ¿todos los correos son necesarios?
En un proyecto decidí crear las carpetas por departamentos, de tal modo que todo lo que me venía de Administración lo almacenaba ahí y lo mismo con Mantenimiento y Producción.
No se si es lo mejor, pero a mí me funcionó y sigo utilizándolo.
No tendría sentido que en un proyecto haga una estructura de carpetas y en otro no siga la misma. Hay que tener una misma estructura para todos los proyectos...
Como decía antes, los correos me llegan a su carpeta raíz ("Oficina Madrid", por ejemplo) y después de leerlo lo muevo a la carpeta que corresponda, pero, ¿todos los correos son necesarios?
Cada semana o cada 15 días suelo hacer un barrido por las carpetas de 1er nivel y eliminar los correos que no son necesarios. Y sólo guardar aquellos en los que hay información relevante.
También hago limpieza de adjuntos, reviso los documentos adjuntos que me han enviado y si es necesario que los guarde en mi equipo.
Aquellos correos que implican acciones futruas los dejo en esa bandeja de 1er nivel, de tal forma que aunque leído, permanece como pendiente.
También hago limpieza de adjuntos, reviso los documentos adjuntos que me han enviado y si es necesario que los guarde en mi equipo.
Aquellos correos que implican acciones futruas los dejo en esa bandeja de 1er nivel, de tal forma que aunque leído, permanece como pendiente.
Pensar en la estructura de carpetas es importante, para que todos los proyectos tengan esa misma estructura. Esto no sólo lo aplico al correo sino también a la documentación. Aunque en un futuro post hablaré de las 5s en los equipos informáticos...
En algunas aplicaciones de correo se le pueden poner colores a los correos, esto lo uso mucho en el calendario, en función del color sé dónde estaré y con qué proyecto.
En algunas aplicaciones de correo se le pueden poner colores a los correos, esto lo uso mucho en el calendario, en función del color sé dónde estaré y con qué proyecto.
Al igual que en las 5s de un puesto de fabricación, esta 5ªS es la más complicada. Es más, en este caso es mayor la complicación ya que es algo que no se ve, que sólo el dueño del correo lo ve.
Hay que definir una rutina semanal (no aconsejo dejarlo más tiempo) que haga que al terminar la semana el correo este "listo para revista".
Adquiriendo esta rutina, veremos en poco tiempo que no tardamos nada en encontrar los correos (en sus carpetas) y que luego en un futuro los que necesitamos consultar están a mano.
La verdad es que para una persona que trabaja en distintos clientes, lo que es mi caso, esta manera de organizarme me ha supuesto muchas menos distracciones y pérdidas de tiempos, ya que los correos del cliente B, cuando estoy en el cliente A no los miro. Si se trata de algún asunto urgente, suele ser el móvil el mejor método.
La última cosa antes de finalizar este post, ¿tenéis todo el día abierto el correo?¿Os ponéis horas de revisión de correo? ¿Qué es lo más eficaz y eficiente?
Hay que definir una rutina semanal (no aconsejo dejarlo más tiempo) que haga que al terminar la semana el correo este "listo para revista".
