Una herramienta infrautilizada: el excel

En muchas ocasiones tenemos un exceso de información, de datos que provienen de distintos departamentos para los que "no tenemos tiempo" de analizarlos con calma.

Otra situación muy habitual es utilizar el excel de forma repetitiva y mecánica, pero utilizarlo manualmente.

En muchas de las empresas por las que he pasado he visto estas dos situaciones que nos hacen perder tiempo buscando información o realizando tareas mecánicas.

¿Cuál creéis que es el problema? Pues la infrautilización de una magnífica herramienta como es el Excel.
Que, en mi opinión, no utilizamos ni el 20% del potencial que tiene esta herramienta.

Los formatos condicionales para resaltar datos que cumplan unos requisitos.

Las tablas dinámicas para de manera sencilla navegar en una tabla con multitud de datos.

Las macros para hacer tareas repetitivas.

Estas tres funcionalidades nos facilitan mucho los análisis y reducen el tiempo que empleamos en trabajar los datos.

En una de las empresas por las que he pasado, me decía un responsable que estaba pensando en crear la figura de "experto Excel" para desarrollar archivos comunes a las delegaciones. Hablándolo con él, le comentaba lo que pasa mucho en los CV, y es que todo el mundo tiende a inflar sus conocimientos. He visto gente que con nivel experto de Excel (según su CV) no sabía hacer formatos condicionales, utilizar fórmulas de las que Excel en sus manuales denomina estándares, etc...

¿Os ha pasado encontraros con gente con muchísimos conocimientos técnicos, masters, etc.. que siguen haciendo "la cuenta de la vieja" o usando Excel de manera simbólica?

Os animo a que reviséis qué hacéis con Excel, qué tareas repetitivas repetís mil y una veces. Merece la pena trabajar los datos y perder tiempo la primera vez para luego agilizar todo el proceso.

En un proyecto en el que participé conseguimos reducir de 10 horas semanales de introducción de datos (a los que no se les sacaba más rendimiento) a 2,5 horas semanales y poder sacar datos de costes, utilización de máquina y otros KPIs. En palabras de la persona afectada:

"ahora puedo llevarlo al día y es mucho más sencillo y completo introducir los datos"

Mi consejo para hacer esto: dedicar tiempo a pensar y aprovechar dos ayudas muy buenas: F1, la ayuda del Excel y Google. Ambas son muy eficaces para encontrar los problemas que tenemos y no sabemos solucionar.