¿Son mis reuniones eficaces o son un desperdicio?

Desde el punto de vista del Lean, ¿podemos decir que las reuniones son un desperdicio?

Aprovechando que por mis venas hay sangre gallega, puedo contestar que depende.

Como veíamos en un post anterior: desperdicio es lo que no añade valor.

Pues bien, deberemos pensar si la reunión en la que estoy añade valor. Ojo, podemos pensarlo desde dos puntos de vista: yo como convocante de la reunión y yo como asistente a la reunión.

Con la siguiente serie de preguntas podemos valorar si la reunión será eficiente o un desperdicio:
¿Existe convocatoria previa de la reunión?
¿Todos los asistentes saben de qué se va a tratar en la reunión?
¿Cada actor ha preparado la parte que le corresponde de la reunión?
¿Todos los asistentes tienen que asistir a la reunión?

También podemos pensar en unas directrices que nos ayudarán enormemente a que nuestras reuniones mejoren en su efectividad:

1. Puntualidad: esto quiere decir que a la hora prevista esté todo dispuesto.

2. Cumplir el horario: ser puntuales tanto al inicio como al final. 

3. Evitar interrupciones: no atender al teléfono, ni a visitas.

4. Ceñirnos al guion preestablecido de la reunión: no abordar nuevos temas que nadie ha podido preparar.

5. Registrar acuerdos: ya sea mediante un acta de la reunión o, mejor, mediante un plan de acción en el que quede reflejado problema, acción, responsable y fecha.

 

Como en otras ocasiones ilustraremos estos consejos con situaciones reales vividas:

 

"Nos juntamos ya para ver el problema de...". ¿Cómo vamos a preparar esa reunión si no hay tiempo? El resultado es que estamos 3-4 personas esperando en la reunión a que se obtengan los datos o lo que es peor, se analiza el problema sobre "creo que", "me parece".

 

En la reunión semanal de seguimiento de la que hablamos un poco en el post No tengo tiempo para mejorar he visto muchos casos de evolución de una reunión poco productiva a una reunión eficiente. Pondré ejemplos de cómo siguiendo esos puntos citados anteriormente fuimos mejorando en la eficacia de las reuniones:

 

1. Puntualidad:

En varias ocasiones he puesto como KPI el tiempo perdido por impuntualidad, para hacer ver que si en la reunión somos 7 personas y uno llega 10 minutos tarde, se ha perdido 1 hora de tiempo.

Cuando se dan cuenta de lo que supone, poco a poco se va consiguiendo la puntualidad.

 

2. Cumplir el horario:

De reuniones en las que el tiempo doblaba o triplicaba el previsto se paso al cumplimiento del horario. ¿Cómo se consiguió? Cada semana cambiaba el orden de intervención y a los 60 minutos se cortaba la reunión como estuviese. Al final cada responsable preparaba mejor la reunión y trataba de forma mucho más concisa los temas y llegó a sobrar tiempo

 

3. Evitar interrupciones:

En una implantación a esa reunión semanal le llamamos RSSM (Reunión Semanal Sin Móvil). Era una empresa en la que los participantes de esa reunión estaban continuamente colgados del teléfono

y, costó, pero se consiguió que durante esa hora de reunión no se contestasen llamadas.

También están las interrupciones por asuntos "urgentes", que hacen que alguno de los asistentes se ausente de la reunión. La manera de combatir esto es hacer pública la reunión y de este modo se sabe que los miércoles de 11 a 12 está la reunión semanal y no se puede interrumpir. Es curioso, como disminuyen las urgencias.

 

4. Ceñirse al guion:

Cuando arrancamos la reunión semanal es muy común al revisar el Plan de acción el volver a discutir esas acciones. Poco a poco, se va corrigiendo esto. ¿Cómo? pues cortando las discusiones y haciendo ver que esa revisión es informar al resto del avance de las acciones y punto.

 

5. Registrar los acuerdos:

En toda reunión salen problemas y acciones correctoras. ¡Siempre! En mi experiencia he vivido dos maneras de registrar esos acuerdos: acta de reunión y plan de acción. Utilizar el acta de la reunión como sitio para anotar los acuerdos alcanzados no me parece correcto, porque dificulta el posterior seguimiento. En cambio en el Plan de acción queda reflejado y es más fácil el seguimiento.

 

Unos trucos que utilizo para testar la eficacia de la reunión son:

     - Durante la reunión trato de apuntar los desperdicios que observo.

     - Al finalizar me pregunto ¿ha aportado algo la reunión?, ¿a todos los que han participado?

 

Además, al terminar la reunión, ya sea allí mismo o vía email con las conclusiones trato de terminar comentando los puntos positivos que han hecho que la reunión sea más eficaz que la anterior. El refuerzo positivo es muy importante, sobre todo cuando se está implantando una manera nueva de trabajar.